Vous êtes indépendant.e ou vous souhaitez le devenir ? Vous vous posez des questions sur vos frais professionnels ?

En plus d’avoir les avantages d’un salarié classique (mutuelle, chômage, retraite, prévoyance…), le consultant porté peut également recourir aux frais professionnels pour optimiser dans la mesure du possible sa rémunération. On vous explique dans cet article, les différents frais auxquels vous avez droit.

En qualité de consultant indépendant, vous êtes parfois amené à faire des frais professionnels.
Sont considérés comme frais, toutes les dépenses inhérentes à votre activité professionnelle.

On distingue deux types de frais, ceux non-refacturables au client et ceux refacturables.

Voyons plus en détail la définition de ces frais.

  • Les frais non-refacturables comprennent : la prospection commerciale, l’abonnement internet, l’abonnement à un espace de co-working, l’abonnement téléphonique, l’achat de fournitures, les dépenses pour accroitre la visibilité de l’activité (hébergement d’un site web, nom de domaine, compte premium LinkedIn…), les dépenses d’impression et d’affranchissement ainsi que l’achat de petit matériel d’une valeur inférieure à 500€.  Les frais de télétravail (frais fixes : loyer, taxe d’habitation, taxe foncière, taxe régionale, charges de copropriété, assurance multirisques habitation. Les frais variables liés au télétravail : chauffage et/ou climatisation, électricité), la documentation laissée au client ainsi que l’achat de matériel indispensable à la bonne réalisation de la mission.

Bon à savoir : Si vous souhaitez acquérir un matériel d’un coût supérieur à 500€ tels que l’achat d’un téléphone ou d’un ordinateur portable à usage professionnel, ces derniers peuvent ne pas être comptabilisés en tant que frais professionnels et s’inscrire dans une logique d’immobilisation. Certaines entreprises de portage salarial proposent cette option et vous permettent d’amortir votre matériel pour la durée de son utilisation (3 ans pour un téléphone, entre 3 et 5 ans pour un ordinateur portable). Cette possibilité vient cependant avec quelques contraintes (rester lier à la société de portage pendant toute la durée de l’amortissement).  

  • Les frais refacturables : ce sont des dépenses non comprises dans votre rémunération en rapport avec votre mission.  Sont inclus : le transport au forfait ou hors forfait, l’hébergement et repas engagés.

Bon à savoir : On distingue deux types de frais de déplacement : au forfait et hors forfait.
Les frais au forfait concernent le consultant porté qui se déplace souvent pour ses missions. Il a la possibilité de déclarer ses frais professionnels sur une base régulière puisqu’ils ne nécessitent pas de justificatifs. On trouve deux forfaits : un grand et un petit voyageur. Ceux-ci sont cependant dégressifs et limités dans le temps.

En ce qui concerne les indemnités kilométriques, elles doivent aussi respecter certains critères établis par l’URSSAF et leur valorisation s’obtient en utilisant le barème fixé par l’URSSAF et qui se base sur les éléments suivants : puissance fiscale du véhicule, distance parcourue, nombre de trajet par mois.

Les frais hors forfait : sont considérés comme exceptionnels. Le consultant porté qu’il soit en situation de grand voyageur ou de petit, a la possibilité de déclarer des frais de déplacement au réel pour des missions ponctuelles, des voyages… il peut également déclarer l’achat de matériel professionnel qui peut générer une note de frais.

Les montants sont déduits de la masse salariale transformée en salaire et ne sont donc pas soumis aux charges sociales et au prélèvement à la source.

Notre conseil : Aborder cette question avec votre client et clarifiez les modalités avant de démarrer votre mission.

Les frais de mission (refacturables) apparaissent lors de la facturation, ils ne sont également soumis ni aux cotisations sociales ni à l’impôt sur le revenu. Ils ne sont pas considérés comme un élément de rémunération.

Il est possible de demander à votre société de portage salarial de prendre en charge ces frais, sous réserve de présenter les justificatifs associés. Le taux de prise en charge varie d’une entreprise à une autre mais si vous optez pour une société de portage salarial labellisée Zéro frais cachés, cette dernière se conformera aux règles de l’URSSAF. La bonne pratique adoptée au sein des entreprises de portage salarial est de ne pas dépasser les 30% de la rémunération brute versée.

Notre conseil : Il est intéressant de recourir aux frais professionnels pour optimiser sa rémunération mais il est important de le faire dans le cadre de la loi et de garder le plus longtemps possible vos justificatifs.  
Avant de choisir votre entreprise de portage salarial, n’hésitez pas à la sonder vis-à-vis de sa politique de remboursement des frais professionnels.

Se faire rembourser la TVA en portage salarial, est-ce possible ?
Une entreprise de portage salarial peut vous reverser la TVA récupérée. Mais comment ça se passe ?
Une partie de vos dépenses passées en frais professionnels ou en immobilisations est soumise à la TVA. L’entreprise de portage salarial est assujettie à cette taxe et doit vous reverser la totalité de la TVA collectée sur votre compte d’activité.

Notre conseil : Certaines entreprises de portage salarial avec des pratiques douteuses peuvent ne pas vous reverser la TVA. Pensez avant de vous lancer avec une société de portage à bien clarifier ce point avec eux avant de signer votre contrat de portage.

Si vous souhaitez en savoir plus sur le détail des frais professionnels, rendez-vous sur le site de l’URSSAF

Contactez l'équipe de Plug&Pay Portage Salarial
Plus d’informations sur le portage salarial by Plug&Pay